ARMOIRES ET BACS

L’écran de l’utilisateur est composé d’un bac et d’une armoire. Les documents qui doivent être archivés arrivent dans un bac avant d’être classés dans une armoire selon des critères (par exemple nom, date, type de document, etc…) définis par l’entreprise. Dans le bac, il est possible d’assembler (agrafer) ou de désassembler (dégrafer) des pièces de différents formats.

COURRIEL

Docuware permet d’archiver les e-mails et leurs annexes directement depuis Outlook, automatiquement ou manuellement. Il est possible de conserver les formats originaux (Excel, Word …etc..) ou de convertir l’ensemble des pièces (PDF ou Tiff).

VERSIONING

Docuware permet d’écrire des commentaires, de mettre en évidence du texte ou de poser des timbres d’approbation/validation. Cependant, le document original n’est pas modifié, le programme travaille avec des couches. Il est également possible de gérer les différentes versions des documents, communément appelé versioning.

RECONNAISSANCE OPTIQUE

Docuware permet de faire de la reconnaissance optique de caractères ou de codes-barres. Ainsi il est possible de rechercher des documents selon leur contenu (mots clés). L’archivage peut être simplifié ou automatisé si le document comporte un code-barres. Grâce à la Docuware Printer, il est également possible d’archiver automatiquement des documents qui sortent d’un logiciel de gestion (ERP).